fbpx
hero

4 Dokumen Anda Perlu Ada Untuk Pantau Pekerja.

Pernahkah anda mengalami masalah seperti berikut?

    • Pekerja tidak buat kerja yang anda suruh.
    • Pekerja siapkan kerja lambat.
    • Pekerja macam tidak boleh ikut cara kerja anda.
    • Pekerja tidak berdisiplin.
    • Pekerja keluar masa waktu kerja.
    • Kadang kala pekerja buat kerja bagus, ada masa mereka tak boleh buat kerja.
    • Anda pun serabut sebab tak tahu betul ke staf boleh buat kerja yang disuruh?
  • Anda serba salah nak tegur pekerja sebab tak tahu mereka boleh terima atau tak?

Anda juga terfikir sama ada:

    • Mahu minta pekerja berubah tetapi tidak tahu macam mana nak tengok mereka perlu berubah.
    • Mahu semak semula prestasi pekerja kerana mereka macam lost bila buat kerja.
  • Mahu berhentikan pekerja atas dasar mereka tidak perform tetapi pada masa yang sama anda risau jika benda yang anda rasa itu berdasarkan perasaan anda semata-mata.

Sebenarnya ada satu benda yang boleh bantu selesaikan semua isu diatas iaitu:

Rekod Data.

Data atau maklumat yang kita perolehi secara bertulis adalah raja yang akan membantu kita buat keputusan yang seterusnya tanpa perasaan serba salah, tanpa perasan tidak yakin yang disebabkan oleh kesilapan kita selama ni adalah berdasarkan “rasa-rasa” dan dari dasar “dari apa yang saya lihat”. BUKAN daripada benda yang bertulis/bercatat/mempunyai REKOD.

Jadi apa yang boleh bantu anda rekod data ini semua untuk bantu anda pantau pekerja?

    1. Rekod Kedatangan.
    1. Soal Jawab Prestasi Pekerja
    1. Rekod Prestasi Pekerja (Score Card)
  1. Jadual Masa Tugasan (Time Block Card)

Dengan merekod 4 dokumen ini. anda akan dapatkan DATA yang boleh bimbing anda buat keputusan yang lebih baik.

Mari kita tengok satu per satu:

  • Rekod Kedatangan.

Anda sudah ada punch card di tempat kerja? Tapi staf masih belum boleh disiplin masuk kerja seperti yang kita mahu?

Ini bermakna anda bukan sahaja perlukan punch card tapi anda perlu rekod kedatangan pekerja yang lebih terperinci berbanding rekod masa yang hanya catat masa mereka keluar/masuk pejabat/tempat kerja.

Bagaimana jika anda tidak ada punch card?

Anda hanya perlu menggunakan rekod kedatangan.

Dengan adanya rekod kedatangan ini, memudahkan anda untuk lihat adakah betul pekerja anda datang, BUAT KERJA dan balik mengikut masa yang telah ditetapkan oleh anda.

Anda memang sudah sedia maklum, pekerja yang tepati masa lebih mudah dilatih untuk menyiapkan kerja yang kita beri.

Tapi ada masanya mereka boleh datang tepati masa tetapi sepanjang masa yang sepatutnya mereka di tempat kerja. Mereka melepak, keluar daripada tempat bekerja dan sebagainya.

Siapa yang perlu isi rekod kedatangan ini?

Memandangkan anda sebagai pemilik bisnes sangat sibuk, yang akan isi rekod ini adalah pekerja tetapi yang akan pantau apa mereka telah catat adalah majikan kerana ada ruangan yang majikan perlu sahkan dan tandatangan untuk pastikan apa yang mereka isi itu betul/sahih.

Perlu semak setiap hari?

Tidak perlu, cukup sekadar seminggu dua kali secara rawak.

Seolah-olah macam buat spot-check tapi tidak terlalu ketara.

  • Soal Jawab Prestasi Pekerja

Bagaimana anda hendak tahu pekerja anda betul-betul faham apa yang anda

sampaikan/latih?

DAN

Bagaimana anda hendak tahu apa yang pekerja anda kategori mahir atau tidak?

Jawapannya: Tanya mereka.

Tapi nak tanya apa dekat mereka?

Anda perlu beri soalan yang betul untuk dapatkan jawapan yang anda mahu.

Dalam dokumen ini, ia mengandungi soal jawab bagi dua tujuan iaitu:

    1. Untuk kenal pasti sama ada staf faham apa yang telah diarahkan kepada mereka.
  1. Untuk kenal pasti sejauh mana kemahiran mereka telah miliki sepanjang berada dengan kita.

Untuk selesaikan masalah pekerja anda tidak buat kerja yang anda minta, siap kerja mereka lambat siap dan juga mereka tidak boleh buat kerja ikut cara yang kita dah tetapkan, soalan-soalan ini adalah penting.

Sekiranya kita bertanya soalan yang betul, pekerja yang mempunyai masalah untuk faham atau ikut cara yang anda tetapkan, anda akan temui punca jadi begitu daripada jawapan-jawapan mereka.

Antara contoh soalan-soalan yang boleh ditanya adalah:

Senaraikan apa yang anda tahu tentang proses (kerja) anda?

Jawapan mereka boleh meyampaikan mesej untuk tahap kefahaman dan kemahiran mereka.

Dapatkan kompilasi lebih daripada 50 soalan untuk membantu anda menyiapkan proses Q&A ini disini.

  • Rekod Prestasi Pekerja (Score Card)

Masa zaman sekolah, kita akan diberikan kad laporan untuk tahu sejauh mana kita sudah capai untuk setiap peperiksaan.

Ini adalah salah satu cara kita boleh gunakan untuk tahu sama ada kita telah capai standard yang sepatutnya dalam bisnes kita termasuk untuk pantau staf.

Rekod ini tidak perlu diisi sepanjang masa, anda hanya perlu masa seminggu bekerja untuk lihat sama ada pekerja anda boleh buat seperti berikut:

    1. Buat kerja dengan teliti dan baik.
    1. Mematuhi masa yang telah ditetapkan.
    1. Memenuhi KPI yang anda telah berikan.
  1. Menerima arahan dengan baik.

Dalam rekod ini anda akan dapat selesaikan masalah untuk tahu sama ada betul pekerja anda selama ini perform atau tidak.

Selain daripada itu, rekod ini juga boleh menjadi panduan untuk staf melihat graf kemajuan diri mereka dari masa ke semasa.

  • Jadual Masa Tugasan (Time Block Card)

Adalah normal jika anda selalu rasa jika pekerja anda siap kerja terlalu lambat atau terlalu awal atau pun mungkin tak siap langsung.

Ini adalah dilemma yang dihadapi oleh majoriti majikan diseluruh dunia.

Oleh sebab masalah ini terjadi, anda jadi bingung apabila nampak pekerja sibuk memanjang tapi kerja tak siap ATAU kerja siap awal dan nampak macam pekerja goyang kaki ATAU pekerja nampak blur/lost sepanjang masa bila anda tak bagi arahan dengan kerap.

Jadual Masa Tugasan akan membantu anda merancang kerja yang perlu diselesaikan oleh pekerja sama ada kerja nya rutin ataupun kerja yang dibuat kadang kala.

Dengan adanya Time Block Card yang diisi untuk tempoh seminggu sekali (setelah kerja dirancang dengan betul), anda akan nampak perubahan budaya kerja staf yang selama ini tidak mencapai standard kerja yang anda mahu kepada sesuatu yang lebih positif.

(Untuk setiap staf siapkan kerja yang telah diarahkan pada masa yang telah ditetapkan)

Apabila jadual ini sudah dibuat beberapa minggu, anda sendiri sebagai majikan akan jelas dengan apa yang anda mahu daripada staf tersebut dan pekerja juga menjadi lebih mudah menguruskan kerja mereka tanpa perlu pengawasan sepanjang [email protected] berdikari.

Apa pun yang anda buat, pastikan anda sentiasa mempunyai rekod yang kemas dan juga terkini.

Jika anda susah untuk luangkan masa yang banyak untuk pastikan rekod anda terjaga, adalah lebih mudah untuk anda gunakan 4 dokumen yang dah sedia ada berserta panduan mudah untuk menggunakan dokumen ini.

Share this post

Share on facebook
Share on google
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on print
Share on email

1000 superfans!

Tinggalkan nama dan alamat emel di bawah untuk dapatkan konten premium tentang pengurusan 'HR' gaya korporat melalui emel.

4.7/5